Het nieuwe binden en boeien

Het nieuwe binden en boeien

Net zoals de kerstborrel aan het eind van het jaar, is de kick-off aan het begin van het jaar bij veel organisaties ingeburgerd. Wat gaan we komend jaar doen, waar liggen de speerpunten en wat zijn de doelstellingen? Dat is voor 2021 een uitdaging en dat maakt het des te belangrijker om een kick-off online te organiseren. Dan zul je toch iets creatiefs moeten ondernemen om betrokkenheid bij medewerkers te stimuleren. Al is het alleen maar om te laten zien dat je, ook nu mensen elkaar niet meer fysiek ontmoeten, toch echt nog één bedrijf bent.

Professionaliteit uitstralen

En juist omdat de kick-off online en op afstand is, moet het allemaal kloppen. Wees er zeker van dat het geluid werkt, doe er alles aan om een hoge beeldkwaliteit te realiseren en voorkom knulligheid. Je moet professionaliteit uitstralen en professioneel te werk gaan, want alleen dan ben je in staat om interactie met en tussen medewerkers tot stand te brengen. Dat is als management wel een uitdaging maar ik heb veel plezier gehad tijdens de voorbereiding en uitvoering.

Interactie komt niet vanzelf

Zoals veel organisaties heeft Telindus het afgelopen jaar ervaring opgedaan met online meetings voor grote groepen. We hebben geleerd dat interactie niet vanzelf komt, maar je kunt met enkele simpele tools wel een discussie op gang brengen.

• Je kunt polls houden en tijdens het event nader ingaan op de resultaten hiervan.
• Je kunt gericht vragen stellen aan medewerkers, die als zij weten dat ze een beurt kunnen krijgen toch net iets beter opletten.
• Je kunt een Kahoot quiz organiseren, waarbij je relevante en fun vragen met elkaar afwisselt. Iedereen let op, want iedereen wil winnen.

Even tot hier

En wees ook niet beschaamd om goede concepten te ‘lenen’. De tv-show ‘Even tot hier’ (NPO1) laat zijn virtuele studiogasten antwoorden kiezen door een voorwerp met bepaalde kleur voor hun webcam te houden. Dat geeft op een grote videowall een ontzettend kleurrijk beeld, en dat gaat ook op voor het scherm met medewerkers. Dit zorgt voor enthousiasme en binding.

Hou de drempel laag

Tegelijkertijd hebben wij geleerd dat je niet bevreesd moet zijn om strategische zaken aan te kondigen in een meer massale online meeting. Het kan immers niet altijd en uitsluitend om een vrijdagmiddagborrel gaan. Beslissingen die de gehele organisatie aangaan en die impact hebben, kun je prima in deze omgeving delen. Zorg er wel voor dat de boodschap kort en bondig is en dat teamleiders op de hoogte zijn en eventuele vragen van medewerkers kunnen beantwoorden. Communiceer ook direct dat medewerkers daar terecht kunnen met hun gedachten en gevoelens, zo hou je de drempel laag.

Van nature een teamspeler

Zoals eerder opgemerkt viel het begin van het thuiswerken praktisch samen met een nieuwe organisatiestructuur bij Telindus. Een structuur die ons nog slagvaardiger maakt en die ons nog beter in staat stelt onze klanten van oplossingen te voorzien. Een periode zou je denken waarin je collega’s graag diep in de ogen wil kijken om hun echte gevoelens en gedachten te doorgronden. En juist dat bleek door de COVID-19 maatregelen lastig. Worden zij enthousiast van onze nieuwe manier van werken of lopen zij rond met forse bedenkingen? Nu ben ik van nature een teamspeler en heb ik niet veel op met een meer hiërarchische stijl van leidinggeven. Ik heb mij in de afgelopen periode nog meer dan tevoren open gesteld voor medewerkers die met vragen zitten of worstelen met hun nieuwe rol in de organisatie. De lijnen zijn kort, en iedereen kan bij mij terecht, en dat gebeurt ook. En hoewel we als bedrijf niet alle verzoeken, want daar gaat het toch vaak om, kunnen honoreren, wordt het gewaardeerd dat je het hebt overwogen.

In balans

Ik heb gemerkt dat deze aanpak ontzettend helpt om in tijden van thuiswerken toch waardevolle informatie bij medewerkers op te halen. De spreekwoordelijke koffieautomaten zijn er niet meer en de drempel om de telefoon richting het management op te pakken blijkt toch erg hoog. En dus moet je op andere manieren open staan voor input van medewerkers. Niet alleen tijdens online sessies, zoals hierboven beschreven, maar ook door gewoon nieuwsgierig te zijn naar wat mensen beweegt en boeit.

Ik benadruk tegelijkertijd dat iedereen het bedrijf Telindus vertegenwoordigt. De tijd dat de directie gelijk stond aan het bedrijf ligt achter ons. Medewerkers krijgen meer zeggenschap, maar ook meer verantwoordelijkheid. Je mag ook verwachten dat mensen hun bijdrage leveren aan het succes van de nieuwe organisatiestructuur en op hun eigen manier invulling geven aan het nieuwe normaal. Zo blijft de organisatie in balans.