Ook in het kantoor na COVID-19 draait het om de mensen

Rekening houden met onvoorspelbaarheid

De trend richting meer thuis werken was natuurlijk al lang geleden ingezet. Steeds meer medewerkers startten de werkdag thuis, in plaats van direct om 7 uur achteraan aan te sluiten in de file. Als gevolg van de coronapandemie is de adoptie van thuiswerken in een stroomversnelling gekomen. Het vergde voor sommigen wellicht enige tijd om gewend te raken aan de vele schermen met videobellen en aan het werken in een andere omgeving dan in het vertrouwde kantoor. De gewenning is echter snel gegaan en dat is een goede ontwikkeling. We beginnen het thuiswerken, het videobellen en het op afstand vergaderen normaal te vinden.

Goed geregeld

Tegelijkertijd moeten we vaststellen dat niet iedere branche het werken op afstand mogelijk kan maken. De complete maakindustrie bijvoorbeeld is afhankelijk van hun mensen op de werkvloer. Desalniettemin is het niet vreemd dat de Nederlandse economie zich zo snel aanpast aan de veranderende omstandigheden. Ons land heeft een relatief grote dienstensector, met onder meer grote banken en verzekeraars en veel dienstverleners. Kortom, veel kantoren. Daar komt bij dat de woonomgeving doorgaans goed geregeld is; de omstandigheden om thuis te werken zijn in de meeste gevallen gunstig. Een goede stoel en een extra beeldscherm doen wonderen. Ten slotte draagt de uitstekende technologische infrastructuur bij aan de populariteit van thuiswerken. Praktisch het hele land heeft mobiele dekking en er ligt haast overal een breedband netwerk. Misschien moet je iets doen om de Wifi in het hele huis even sterk te krijgen – je bent immers niet de enige die thuis zit – maar de basis is in orde. De werkgever dient vervolgens alleen nog te zorgen voor de juiste beveiligingsmaatregelen om veilig toegang tot bedrijfsinformatie en -applicaties te krijgen.

Introvert en extravert

Zo zijn er vele prikkels om het thuiswerken tot standaard te verheffen en er gaan dan ook al stemmen op om niet meer terug te keren naar kantoor. Dat is mij wat te kort door de bocht. Als ik kijk naar onze eigen onderneming Telindus, dan hechten wij veel waarde aan onze cultuur. Dit is namelijk een van de onderscheidende elementen van onze organisatie. Het familiegevoel en het karakter van een compacte organisatie waarin iedereen voor elkaar, en zeker voor de klant, klaarstaat daar moeten wij het van hebben. Wij maken het verschil met onze mensen en ik vraag mij hardop af of door het thuiswerken niet een zekere vervreemding optreedt. Daar komt bij dat ik me zorgen maak om de meer introverte mensen. Deze collega’s pakken nu eenmaal niet snel de telefoon om hun collega of leidinggevende te bellen, nu het bekende gesprekje bij de koffiemachine niet mogelijk is. De extraverte mensen hebben hier minder last van. Zij staan te springen om weer meer naar kantoor te komen om hun energie en hun ideeën kwijt te kunnen.

Kantoorhub

Hoe het er op termijn in de praktijk uit gaat zien, het kantoorleven, is nu moeilijk te voorzien. Ik ben er wel van overtuigd dat kantoren kleiner worden. Laten we de grote kantoorgebouwen ombouwen tot woningen. Een fijne ontmoetingsplek, waar vooral ruimte is voor overleg en waar iedereen zich op zijn gemak voelt. Verder zie ik mogelijkheden om op verschillende geografisch verspreide locaties kleinere ontmoetingsplaatsen in te richten. Heb je als medewerkers concentratie nodig om inhoudelijke taken uit te voeren, dan werk je in je thuisomgeving. En voor projectmatig werk, teamoverleg en creatieve sessies kom je dan naar de kantoorhub. Tegelijkertijd is het noodzakelijk dat je de cultuur, de waarden en normen van je organisatie, verankert. Je kunt daarbij terugvallen op beproefde recepten; Telindus organiseert bijvoorbeeld een foodtruck festival om mensen naar kantoor te bewegen en elkaar te ontmoeten. Een andere mogelijkheid is de bedrijfscultuur onder de aandacht te brengen via gamificatie. Zo kun je de mensen betrekken bij de corporate cultuur in de vorm van een game.

De conclusie is hoe dan ook dat we niet meer met z’n allen altijd naar kantoor gaan, ook als we binnen afzienbare tijd een vaccin hebben ontwikkeld en we in principe weer ‘normaal’ naar het werk kunnen. Denk goed na over de gevolgen voor jouw organisatie zodat je niet verrast wordt en zodat je mensen de juiste begeleiding kunt geven. Want uiteindelijk draait het toch altijd om de mensen.